RÉSUMÉ DES SERVICES DE CONSEIL REQUIS
L’assistant(e) de projet et d’administration fournira des services de conseil à l’unité des programmes techniques pour l’ensemble de ses programmes techniques. L’assistant(e) de projet et d’administration fournit une assistance administrative et logistique commune aux projets afin de garantir la cohérence et la qualité des services fournis et de permettre une mise en œuvre efficace des projets. Il s’agit également de soutenir toutes les activités de planification et d’aider à la coordination des fonctions liées au programme et/ou des événements spéciaux, le cas échéant.
PRINCIPAUX SERVICES À FOURNIR
L’assistant de projet et l’assistant administratif :
Soutien aux projets/programmes
- Assister l’unité « Programmes techniques » dans l’élaboration de projets, la planification stratégique, la coordination et le soutien administratif afin d’atteindre ses objectifs et de mener à bien ses activités sur les marchés nationaux, régionaux et internationaux.
- Travaille directement avec les ASF sélectionnés pour faciliter l’exécution des interventions/activités de l’Agence.
- Soutenir les chefs de projet dans la coordination des événements internes et externes, des sessions de formation et des ateliers.
- Apporte son soutien à l’équipe chargée des subventions dans l’administration des programmes de subventions.
- Effectuer des tâches de collecte d’informations et de recherche de base à des fins d’analyse et de préparation de rapports.
- Soutenir l’unité dans ses processus d’acquisition en contribuant à la présélection des candidats, en canalisant efficacement la communication et en soutenant toute la logistique liée à l’organisation des entretiens.
Soutien administratif
- Contribuer à la préparation des documents et à leur traitement efficace dans le cadre des processus de gestion et d’établissement de rapports de l’Agence.
- Préparer et tenir à jour des bases de données pour les activités et les contrats liés à l’entreprise et aux projets.
- Veiller à l’archivage physique et électronique des documents conformément aux politiques de l’Agence.
- Soutenir les processus liés aux paiements de l’assistance administrative et technique.
- Gérer et maintenir la correspondance au niveau de l’unité – y compris la rédaction de lettres officielles à l’intention d’homologues publics et privés, l’organisation des signatures, l’envoi et la confirmation de réception.
- Soutenir la mise en œuvre des contrôles internes utilisés pour atténuer les risques et normaliser les résultats en garantissant la comptabilisation correcte des dépenses, l’utilisation de modèles, l’acheminement des ressources et la soumission de documents. Il s’agit notamment d’assurer la liaison avec l’unité des finances et des opérations pour garantir la conformité.
- Appuie la conception et la logistique des missions – autorisations, réunions, logistique des voyages et autres dispositions.
- Soutenir la sensibilisation du secteur privé par la planification et la coordination d’activités éducatives telles que des ateliers, des séminaires et des missions ciblées.
- Contribuer à l’intégration des nouveaux membres de l’unité, notamment en collaborant avec les départements des ressources humaines, des opérations et des finances, et des technologies de l’information, afin de prendre les dispositions nécessaires.
- Participe à la préparation des rapports mensuels, trimestriels et annuels et des documents du service, le cas échéant.
- Planifier et coordonner des réunions, des événements, des entretiens, des rendez-vous et/ou d’autres activités similaires.
FORMATION/EXPÉRIENCE
- Licence dans l’un des domaines suivants : Économie, commerce/administration de bureau, gestion de projet, marketing ou autre domaine connexe.
- Un minimum de deux ans d’expérience professionnelle dans l’administration générale de bureau, la gestion et la coordination de projets ou la comptabilité.
- Une expérience au niveau régional/international dans l’un des domaines susmentionnés serait un atout ;
- Vous parlez et écrivez couramment l’anglais. La capacité à communiquer en espagnol, en français ou en néerlandais serait un atout.
- Ce poste est réservé aux ressortissants du CARIFORUM.
DOCUMENTATION REQUISE
Les personnes intéressées doivent soumettre leur CV et leur lettre de motivation à M. Wayne Elliott, Manager – Technical Programmes, à l’adresse technicalprogrammes@carib-export.com avant le dimanche 23 mars 2025 à 23h59.
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