Consultancy: Virtueel e-commerce versnellingsprogramma

Relevante achtergrond

Met steun van de Europese Unie (EU), in het kader van haar regionale programma voor de ontwikkeling van de particuliere sector (III), start het Caribbean Export Development Agency inspanningen om de digitale transformatie van micro-, kleine en middelgrote ondernemingen (MSME’s) in het Caribisch gebied te ondersteunen.

De Caribbean Export Development Agency (Caribbean Export) leidt programma’s voor de ontwikkeling van de particuliere sector in het Caribisch gebied door middel van innovatieve, gerichte initiatieven die zijn ontworpen om de groei, duurzaamheid en werkgelegenheid van Caribische bedrijven te vergroten.

In de afgelopen jaren, vooral na de COVID-19 pandemie, is digitale transformatie naar voren gekomen als een kritieke pijler voor de veerkracht en groei van bedrijven wereldwijd. De pandemie onderstreepte het belang van digitale technologie voor het behoud van bedrijfscontinuïteit, omdat bedrijven met digitale capaciteiten beter in staat waren om te schakelen naar online platforms, werk op afstand en digitale verkoopkanalen. Uit een onderzoek dat McKinsey & Company in oktober 2020 uitvoerde onder leidinggevenden in het bedrijfsleven, bleek dat slechts een paar maanden na de pandemie de invoering van digitale technologie al duidelijk was versneld. Het gemiddelde aandeel van klantinteracties die digitaal werden, steeg met meer dan 20% in 2020, waarbij Noord-Amerika een versnelde adoptie zag van 65% vergeleken met 41% in het voorgaande jaar. Deze trend werd gevolgd door vergelijkbare resultaten in de Europese en Aziatisch-Pacifische regio’s (respectievelijk 53% en 55%). In hetzelfde onderzoek werd opgemerkt dat de pandemie een verschuiving in het aanbod van producten te zien gaf, gekenmerkt door een duidelijke stijging van het gemiddelde aandeel van producten en/of diensten die gedeeltelijk of volledig gedigitaliseerd werden (55 procent in 2020 ten opzichte van 35 procent in 2019). Opnieuw was Noord-Amerika koploper met 60 procent, gevolgd door Azië-Pacific en Europa met respectievelijk 54 procent en 50 procent.

Proactieve reacties op de pandemie leidden tot wereldwijde veranderingen op gebieden zoals het toegenomen gebruik van geavanceerde technologieën in de bedrijfsvoering en zakelijke besluitvorming, met een versnellingsfactor van 25. Het onderzoek merkte op dat bedrijven verwachtten dat het meer dan 600 dagen zou duren om op deze veranderingen te reageren, maar dat ze binnen 25 dagen reageerden om de noodzakelijke veranderingen door te voeren. De sector met de hoogste versnellingsfactor was die van het meer op afstand werken en/of samenwerken. Wereldwijd verwachtten bedrijven dat het 454 dagen zou duren om veranderingen aan te passen en te implementeren, maar uit het onderzoek bleek dat bedrijven er slechts 10,5 dagen over deden, een versnellingsfactor van 43.

Andere gebieden zagen een aanzienlijke versnelling in het implementeren van digitale technologiemaatregelen om zich aan te passen aan de pandemie, zoals een verhoogde migratie van bedrijfsmiddelen naar de cloud en verhoogde uitgaven voor gegevensbeveiliging, die beide een versnellingsfactor van respectievelijk 24 en 19 zagen.

Terwijl de pandemie wereldwijd bewijs heeft laten zien dat wijst op een toename in digitale inclusie, adoptie en algehele transformatie, is het Caribisch gebied achtergebleven. Het rapport van ECLAC, Digital inclusion in Caribbean digital transformation frameworks and initiatives: A Review, concludeerde dat digitale inclusie nog geen prioriteit was in de elf Caraïbische landen van belang. Er werd ook opgemerkt dat maar weinig landen een kader voor digitale transformatie hebben. Het onderzoek benadrukt zelfs dat gegevens over digitale transformatie in het Caribisch gebied ernstig ontbreken, zodat de ware omvang van de Caribische digitale transformatie in het beste geval onduidelijk is. Wat wel is opgemerkt, is dat waar digitale transformatie heeft plaatsgevonden in het Caribisch gebied, dit is gebeurd op het niveau van het openbaar bestuur, waarbij sommige Caribische staten de nadruk hebben gelegd op e-overheid. In een van de aanbevelingen, het bijscholen van Caribische mensen in ICT, wordt opgemerkt dat opleiding van het grootste belang is voor het succes van elk initiatief voor digitale transformatie.

Met de merkbare wereldwijde verschuiving ten gunste van digitale transformatie en het onvermogen van het Caribisch gebied om instrumenten en processen voor digitale transformatie in een vroeg stadium toe te passen, moet er een gezamenlijke inspanning worden geleverd om de kenniscapaciteit en de implementatie van digitale transformatie in de Caribische particuliere sector op te bouwen, waar kleine en middelgrote ondernemingen (KMO’s) de ruggengraat van de economie vormen. Zelfs lang voor de pandemie werd al gezegd dat digitalisering een aanzienlijke impact zou hebben op de productiviteit en de werkgelegenheid in de Latijns-Amerikaanse en Caribische regio. Volgens Strategy&, een partner van PwC, zou digitalisering de Latijns-Amerikaanse en Caribische economie in 2011 naar schatting 27 miljard dollar extra opleveren en meer dan 600.000 nieuwe banen creëren.

In Latijns-Amerika en het Caribisch gebied is de belangstelling voor digitale technologieën aanzienlijk toegenomen, waardoor overheden de internettoegang hebben uitgebreid en technologiegedreven bedrijfsmodellen voor het midden- en kleinbedrijf en voor consumenten hebben gestimuleerd, wat de snelle groei van e-commerce heeft aangewakkerd.

De dynamiek van het wereldwijde e-commerce landschap is zelf ook aan het veranderen. Het aantal online shoppers dat aankopen doet via verschillende sociale mediaplatforms neemt toe. In een DHL-rapport uit 2024 staat dat van de 12.000 online shoppers in 24 landen 37% aangaf aankopen te doen via Facebook, 28% via Instagram en 18% via TikTok. Naar schatting zal de markt voor social commerce in 2025 ongeveer twee biljoen Amerikaanse dollar bereiken of ongeveer 28% van de wereldwijde online detailhandelsverkopen. In hetzelfde rapport wordt opgemerkt dat online marktplaatsen zoals Amazon, Shein, Temu & Ebay het marktaandeel domineren, maar dat 52% van de ondervraagden aangeeft nog steeds de app van de retailer te gebruiken om aankopen te doen. Dit suggereert dat er genoeg stimulans is voor retailers om hun eigen apps te ontwikkelen en aan te passen.

Daarnaast worden de betaalmethoden voor e-commerce opnieuw gedefinieerd. Volgens een Global E-Commerce Trends rapport van J.P. Morgan uit 2021 worden digitale portemonnees steeds meer gebruikt als betaalmethode op de grote markten in Amerika, Azië-Pacific en Europa. In Brazilië bijvoorbeeld zijn kaarten de populairste betaalmethode, maar digitale portemonnees zullen naar verwachting stijgen van 11% naar 14% in 2024.

Op dezelfde manier zijn digitale portemonnees de op één na populairste betaalmethode na kaarten en winnen ze aan populariteit in Canada (19% stijgt naar 23% in 2024), Mexico (21%) en de Verenigde Staten (26%).

In de regio Azië-Pacific zijn digitale portemonnees de op twee na populairste betaalmethode met een marktaandeel van 17% en in heel Europa zijn digitale portemonnees erg populair (Italië – 34%, Portugal – 14%). Volgens het rapport is PaylPal de meest gebruikte digitale portemonnee voor e-commerce aankopen.

Hoewel dit wijst op een steeds groeiend e-commerce ecosysteem, zijn er veel uitdagingen die de e-commerce mogelijkheden voor MSME’s beïnvloeden.

Volgens het World Economic Forum worden mkb-bedrijven geconfronteerd met de volgende logistieke uitdagingen: niet-concurrerende prijzen, gebrek aan of onbetrouwbaarheid van traceerbaarheid, complexe berekening van douanerechten en belastingen, gebrek aan een kosteneffectief retourbeleid en gebrek aan last-mile leveringsdiensten.

Als reactie op de veranderende wereldwijde trends heeft het Agentschap het Virtual E-Commerce Accelerator Programme (VEAP) geherpositioneerd om een meer gestroomlijnd, praktisch en effectief initiatief voor capaciteitsopbouw voor het Caribische midden- en kleinbedrijf te bieden.

E-commerce biedt Caraïbische bedrijven een krachtig middel om verder te groeien dan de lokale markten. Uitdagingen zoals hoge verzendkosten, beperkte betalingsmogelijkheden en een lage mate van digitale adoptie hebben de regionale deelname aan de wereldwijde digitale handel echter vertraagd.

Dit programma pakt deze barrières frontaal aan door een gestructureerd, resultaatgericht stappenplan te bieden dat KMO’s ondersteunt bij elke fase van hun e-commerce reis – van het opzetten van online verkoopplatforms en het integreren van betalingsoplossingen tot het beheren van de logistiek en het afhandelen van internationale orders. Dit initiatief stelt Caribische MKB-bedrijven in staat om naadloos producten te verkopen en te verzenden naar klanten over de hele wereld.

Uiteindelijk moet het VEAP leiden tot een aanzienlijke toename van de export via e-commerce van Caribische kleine en middelgrote bedrijven, waardoor de particuliere sector digitaal concurrerender wordt en de regio een belangrijke speler in de mondiale digitale economie wordt.

Aanbestedende dienst

De aanbestedende dienst voor deze opdracht is de Caribbean Export Development Agency(hierna ” Caribbean Export/het agentschap” genoemd).

Begunstigde landen

De primaire begunstigden van dit project zijn de particuliere sectoren van de Cariforum-lidstaten, te weten: Antigua & Barbuda, Bahama’s, Barbados, Belize, Dominica, Dominicaanse Republiek, Grenada, Guyana, Haïti, Jamaica, St. Kitts en Nevis, Saint Lucia, St. Vincent & de Grenadines, Suriname en Trinidad & Tobago.

Algemene doelstellingen

Het algemene doel van dit initiatief is om het aantal Caribische MKB-bedrijven dat op zinvolle wijze deelneemt aan e-commerce te vergroten door hen uit te rusten met de instrumenten, training en strategische begeleiding die nodig zijn om tegen het einde van hun deelname de inkomsten uit online verkoop te verhogen. Op die manier zal het programma rechtstreeks bijdragen tot een grotere exportcapaciteit, een groter digitaal concurrentievermogen en een veerkrachtigere en toekomstgerichte privésector. Het zal ook de institutionele capaciteit versterken door het opleiden van BSO’s om duurzame ondersteuning te bieden aan MSME’s op nationaal niveau, zodat de impact op lange termijn en de regionale schaalbaarheid van het VEAP-model gewaarborgd zijn.

Deze uitbreiding komt op een kritiek moment waarop het wereldwijde e-commerce landschap zich snel ontwikkelt. Van de opkomst van social commerce en mobiel winkelen tot het groeiende gebruik van digitale portemonnees en alternatieve betaaloplossingen, het gedrag van de consument en de marktverwachtingen zijn aan het verschuiven. Ondertussen blijven MKB-bedrijven in het Caribisch gebied kampen met structurele belemmeringen, zoals hoge verzendkosten, gebrek aan toegang tot digitale betaalopties en een lage adoptie van digitale tools. Door deze belemmeringen aan te pakken via een gestructureerd stappenplan met vijf componenten – van het opzetten van e-commerce tot schaalvergroting en internationale groei – zal VEAP de kloof tussen kennis en implementatie overbruggen. Het zal ervoor zorgen dat Caribische KMO’s niet alleen digitaal zijn uitgerust, maar ook commercieel in staat zijn om te concurreren en te gedijen in de wereldwijde digitale economie.

Specifieke doelstellingen en werkterrein

De specifieke doelstellingen van de Consultancy zijn:

  • Leid de levering van capaciteitsopbouwende sessies en inhoud onder leiding van experts tijdens de duur van het programma. De consultant faciliteert een reeks interactieve webinars over belangrijke themagebieden zoals websitefunctionaliteit, digitale marketing, fulfillment logistiek, verzending, klantenservice en schaalvergroting. Deze sessies moeten worden ondersteund door uitvoerbare opdrachten die aanzetten tot hands-on leren en praktische implementatie. Gerichte, praktische training en mentorschap via de Caribbean Digital Transformation Masterclass en toegang tot het CDTI-platform van het Agentschap zullen de vaardigheden van de deelnemers op het gebied van digitale tools, platforms en strategische kaders voor digitale transformatie verbeteren.
  • Eén-op-één coaching en technische ondersteuning bieden aan deelnemende MSME’s en BSO’s. De consultant biedt persoonlijke begeleiding om bedrijven te helpen bij het opzetten of verbeteren van hun e-commerceplatforms, het integreren van digitale betaaloplossingen, het invoeren van voorraadbeheersystemen en het ontwikkelen van prijs- en digitale verkoopstrategieën. De consultant zal ook ondersteuning bieden bij het oplossen van problemen bij implementatieproblemen.
  • De afronding en contextualisering van het VEAP-curriculum ondersteunen. Dit houdt in dat alle inhoud regionaal relevant moet zijn en praktisch toepasbaar op de realiteit van Caribische MSME’s en BSO’s. De consultant zal het curriculum afstemmen op de vijf kernonderdelen van de routekaart voor e-commerce en duidelijke leerresultaten en uitvoeringsschema’s definiëren om de implementatie te begeleiden.
  • Een reeks praktische hulpmiddelen en sjablonen ontwikkelen en leveren die deelnemers kunnen gebruiken om hun e-commerce strategieën te operationaliseren. Deze hulpmiddelen kunnen toolkits bevatten voor marketingplannen, logistieke workflows, dashboards voor analyse, prijsmodellen en protocollen voor klantenservice. De consultant moet ervoor zorgen dat deze materialen gebruiksvriendelijk zijn en gemakkelijk kunnen worden aangepast voor verschillende sectoren en markten.
  • De voortgang van de deelnemers bewaken en evalueren aan de hand van belangrijke prestatie-indicatoren. De consultant zal een methode ontwikkelen om statistieken bij te houden, zoals toename in websiteverkeer, groei in digitale verkoop, integratie van betalingssystemen en verbeteringen op het gebied van exportgereedheid. Op basis van deze gegevens zal de consultant strategische feedback geven aan de deelnemers en aanbevelingen doen aan het programmateam voor voortdurende verbetering.
  • Bijdragen aan institutioneel leren door het documenteren van succesverhalen, best practices en geleerde lessen gedurende het programma. De consultant zal een uitgebreid eindrapport opstellen met een overzicht van de algemene impact van het advies, de uitdagingen en aanbevelingen voor toekomstige versies van het VEAP. Dit zal de duurzaamheid op lange termijn en de regionale schaalbaarheid van het programma ondersteunen.

De omvang van de werkzaamheden voor dit advies zijn:

  • Programmaontwerp en inhoudsontwikkeling (verfijning en aanpassing): De consultant zal verantwoordelijk zijn voor het herzien en verfijnen van het bestaande VEAP e-commerce stappenplan in zijn kernonderdelen: Website Ontwikkeling & E-Commerce Functionaliteit; Digitale Marketing & Klantenwerving, Prijsstelling & Marketing Strategie; Fulfilment, Logistiek & Voorraadbeheer; Verzending, Klant, Levering & Klantenservice; en Analyseren, Verfijnen, Schaalvergroting & Groei. Dit houdt in dat er voor elk onderdeel uitgebreide, praktijkgerichte leermiddelen, tools en hulpmiddelen worden ontwikkeld die specifiek zijn afgestemd op Caribische bedrijven. Een belangrijk aspect hiervan is ervoor te zorgen dat de inhoud direct ingaat op geïdentificeerde belemmeringen zoals moeilijke toegang tot koopvaardijrekeningen, gebrek aan internationale betalingsmogelijkheden, hoge verzendkosten en lage digitale adoptie. Verder moet de consultant rekening houden met de zich ontwikkelende wereldwijde trends op het gebied van e-commerce, waaronder het toenemende aantal online shoppers dat gebruik maakt van sociale media, de dominantie van online marktplaatsen en de groeiende prevalentie van digitale portemonnees als betaalmethode. Om de praktische implementatie te ondersteunen, zal de consultant ook elke week gerichte post-webinar activiteiten voor deelnemers ontwikkelen voor verschillende onderdelen, samen met duidelijke tracking- en voortgangscontrolemechanismen.
  • Werving en introductie van deelnemers: De consultant stelt duidelijke criteria op om in aanmerking te komen voor deelname door bedrijven die klaar zijn voor de export, een bestaande website hebben, over middelen beschikken om hun website te ontwikkelen, een bestaand klantenbestand hebben en een geregistreerde rechtspersoon zijn in een Cariforum-staat.
  • Levering en facilitering van het programma: De consultant beheert de volledige online levering van het VEAP en zorgt voor een toegankelijke en efficiënte verspreiding van de inhoud. Het cohort krijgt webinars van 90 tot 120 minuten onder leiding van experts, waarin alle vijf programmaonderdelen aan bod komen. De consultant faciliteert gestructureerde wekelijkse webinars en zorgt ervoor dat elke sessie boeiend en informatief is, gericht op kritieke elementen voor het opbouwen van een uitgebreid e-commerce businessmodel. Gedurende het 12 maanden durende leertraject zal de consultant alle deelnemers, zowel bedrijven als BSO’s, voorzien van deskundige coaching en praktische ervaring. Een cruciaal aspect hiervan is de nauwe samenwerking met elke deelnemer om de ontwikkeling en implementatie van hun individuele strategieën te ondersteunen, in lijn met elk onderdeel van het E-Commerce Roadmap Framework. Daarnaast is het programma gericht op het opbouwen van institutionele capaciteit door het opleiden van BSO’s om doorlopende ondersteuning op nationaal niveau te bieden aan MSME’s, een taak waar de consultant voor zal zorgen.
  • Monitoring, evaluatie en rapportage: De consultant zal een robuust systeem implementeren voor het volgen van de voortgang van deelnemers aan post-webinar activiteiten en hun algehele betrokkenheid bij het programma. Dit omvat het monitoren van en rapporteren over belangrijke prestatie-indicatoren (KPI’s) om het succes van het programma te meten.

Doel van Consultancy

Het Virtual E-Commerce Accelerator Programme (VEAP) heeft als doel het aantal Caribische kleine en middelgrote ondernemingen (MKB) dat zich bezighoudt met effectieve e-commerce te vergroten en hun capaciteit om effectieve online verkoopstrategieën te implementeren te verbeteren. Het adviesbureau is verantwoordelijk voor het verfijnen van de inhoud van het programma, het werven en inwerken van deelnemers, het geven van alle online training en coaching en het monitoren van het behalen van de belangrijkste doelstellingen. Tegen het einde van de deelname wil het VEAP de export van e-commerce door Caribische KMO’s stimuleren. Uiteindelijk zal het adviesbureau Caribische KMO’s in staat stellen om digitale handel te gebruiken als motor voor bedrijfsgroei en exportuitbreiding, waardoor de regio een belangrijke speler wordt in de wereldwijde digitale economie.

Deliverables

Het adviesbureau is verantwoordelijk voor de levering van het volgende:

Deliverable 1: Aanvangsrapport, beoordeling stappenplan e-commerce en conceptwerkplan binnen 2 weken na ondertekening van het contract.

Deliverable 2:

  1. De consultant moet een cursusoverzicht en trainingsmateriaal leveren voor, maar niet beperkt tot, het volgende op basis van de herziening van het stappenplan voor e-commerce:
    • Website Ontwikkeling & E-Commerce Functionaliteit
    • Digitale marketing en klantenwerving
    • Fulfilment, logistiek en voorraadbeheer
    • Verzending, Klant, Levering & Klantenservice
    • Analyseren, verfijnen, schalen en groeien
  2. Programmastructuur ontwikkelen
  3. Alle trainingsmaterialen ontwikkelen, inclusief post-webinar taken.
  4. Sjabloon voor implementatiedraaiboek ontwikkelen
  5. Ontwikkel een kader voor bewaking en evaluatie

Deliverable 3: Levering en facilitering van het programma. Dit houdt in, maar is niet beperkt tot, het volgende:

  1. Wekelijkse webinars onder leiding van experts over alle programmaonderdelen.
  2. Facilitatorhandleidingen en sessieplannen voor alle webinars
  3. Sjablonen en hulpmiddelen voor deelnemers om hun e-commerce strategieën, prijsmodellen, voorraadbeheerplannen, digitale communicatieplannen en markttoegangsstrategieën te ontwikkelen.
  4. Post-webinar activiteiten uitvoeren en bijhouden met duidelijke instructies
  5. Invullen van feedbackformulieren voor deelnemers.

Deliverable 4: Indiening van een Post-VEAP Analyse Rapport met onder andere, maar niet beperkt tot, het volgende:

  1. Eindverslag van de programma-evaluatie, met een beoordeling van de algehele impact en effectiviteit van het VEAP ten opzichte van de doelstellingen, gegevens over de toename in online verkoopopbrengsten en aanbevelingen voor toekomstige fasen of vergelijkbare initiatieven.
  2. Presentatie van de analyse.

Elke deliverable moet worden gepresenteerd aan en beoordeeld door het Caribbean Export team, en aanbevelingen moeten naar tevredenheid van de partijen worden opgevolgd voordat de deliverable wordt betaald.

Contractduur

Twaalf maanden, met betaling op basis van te leveren prestaties.

Locatie

Op afstand

Inzending

Om te solliciteren kunt u de volledige Terms of Reference (TOR) downloaden en de vereiste documentatie indienen:

Gegadigden moeten hun documenten indienen bij Jonathan Seecharan, Innovation and Digital Business Officer op jseecharan@carib-export.com, met een kopie aan Wayne Elliott, Manager – Technical Programmes, op welliott@carib-export.com.