Consultancy: 5-daagse workshop om de digitale transformatiecapaciteit van Caribische mkb-bedrijven op te bouwen

Relevante achtergrond

Met steun van de Europese Unie (EU), in het kader van haar regionale programma voor de ontwikkeling van de particuliere sector (III), start het Caribbean Export Development Agency inspanningen om de digitale transformatie van micro-, kleine en middelgrote ondernemingen (MSME’s) in het Caribisch gebied te ondersteunen.

De Caribbean Export Development Agency (Caribbean Export) leidt programma’s voor de ontwikkeling van de particuliere sector in het Caribisch gebied door middel van innovatieve, gerichte initiatieven die zijn ontworpen om de groei, duurzaamheid en werkgelegenheid van Caribische bedrijven te vergroten.

In de afgelopen jaren, vooral na de COVID-19 pandemie, is digitale transformatie naar voren gekomen als een kritieke pijler voor de veerkracht en groei van bedrijven wereldwijd. De pandemie onderstreepte het belang van digitale technologie voor het behoud van bedrijfscontinuïteit, omdat bedrijven met digitale capaciteiten beter in staat waren om te schakelen naar online platforms, werk op afstand en digitale verkoopkanalen. Uit een onderzoek dat McKinsey & Company in oktober 2020 uitvoerde onder leidinggevenden in het bedrijfsleven, bleek zelfs dat slechts een paar maanden na de pandemie de invoering van digitale technologie aanzienlijk was versneld. Het gemiddelde aandeel van klantinteracties die digitaal werden, steeg met meer dan 20 procent in 2020, waarbij Noord-Amerika een versnelde adoptie van 65 procent zag, vergeleken met 41 procent in het voorgaande jaar. Deze trend werd gevolgd door vergelijkbare resultaten in de Europese en Aziatisch-Pacifische regio’s (respectievelijk 53 procent en 55 procent). In hetzelfde onderzoek werd opgemerkt dat de pandemie een verschuiving te zien gaf in het aanbod van producten, gekenmerkt door een duidelijke toename van het gemiddelde aandeel van producten en/of diensten die gedeeltelijk of volledig gedigitaliseerd werden (55 procent in 2020 ten opzichte van 35 procent in 2019). Opnieuw was Noord-Amerika koploper met 60 procent, gevolgd door Azië-Pacific en Europa met respectievelijk 54 procent en 50 procent.

Proactieve reacties op de pandemie leidden tot wereldwijde veranderingen op gebieden zoals het toegenomen gebruik van geavanceerde technologieën in de bedrijfsvoering en zakelijke besluitvorming, met een versnellingsfactor van 25. Het onderzoek merkte op dat bedrijven verwachtten dat het meer dan 600 dagen zou duren om op deze veranderingen te reageren, maar dat ze binnen 25 dagen reageerden om de noodzakelijke veranderingen door te voeren. De sector met de hoogste versnellingsfactor was die van het meer op afstand werken en/of samenwerken. Wereldwijd verwachtten bedrijven dat het 454 dagen zou duren om veranderingen aan te passen en te implementeren, maar uit het onderzoek bleek dat bedrijven er slechts 10,5 dagen over deden, een versnellingsfactor van 43.

Andere gebieden zagen een aanzienlijke versnelling in het implementeren van digitale technologiemaatregelen om zich aan te passen aan de pandemie, zoals een verhoogde migratie van bedrijfsmiddelen naar de cloud en verhoogde uitgaven voor gegevensbeveiliging, die beide een versnellingsfactor van respectievelijk 24 en 19 zagen.

Terwijl de pandemie wereldwijd bewijs heeft laten zien dat wijst op een toename in digitale inclusie, adoptie en algehele transformatie, is het Caribisch gebied achtergebleven. Het rapport van ECLAC, Digital inclusion in Caribbean digital transformation frameworks and initiatives: A Review, concludeerde dat digitale inclusie nog geen prioriteit was in de elf (11) Caribische landen van belang. Er werd ook opgemerkt dat maar weinig landen kaders hebben voor digitale transformatie. Het onderzoek benadrukt zelfs dat gegevens over digitale transformatie in het Caribisch gebied ernstig ontbreken, zodat de ware omvang van de Caribische digitale transformatie in het beste geval onduidelijk is. Wat wel is opgemerkt, is dat waar digitale transformatie heeft plaatsgevonden in het Caribisch gebied, dit is gebeurd op het niveau van het openbaar bestuur, waarbij sommige Caribische staten de nadruk hebben gelegd op e-overheid. In een van de aanbevelingen, het bijscholen van Caribische mensen in ICT, wordt opgemerkt dat opleiding van het grootste belang is voor het succes van elk initiatief voor digitale transformatie.

Met de merkbare wereldwijde verschuiving ten gunste van digitale transformatie en het onvermogen van het Caribisch gebied om instrumenten en processen voor digitale transformatie in een vroeg stadium toe te passen, moet er een gezamenlijke inspanning worden geleverd om de kenniscapaciteit en de implementatie van digitale transformatie in de Caribische particuliere sector op te bouwen, waar kleine en middelgrote ondernemingen (KMO’s) de ruggengraat van de economie vormen. Zelfs lang voor de pandemie werd al gezegd dat digitalisering een aanzienlijke impact zou hebben op de productiviteit en de werkgelegenheid in de Latijns-Amerikaanse en Caribische regio. Volgens Strategy&, een partner van PwC, zou digitalisering de Latijns-Amerikaanse en Caribische economie in 2011 naar schatting 27 miljard dollar extra opleveren en meer dan 600.000 nieuwe banen creëren.

Caribische kleine en middelgrote ondernemingen worden geconfronteerd met verschillende belemmeringen voor digitale transformatie, waaronder beperkte digitale geletterdheid, gebrek aan toegang tot betaalbare digitale hulpmiddelen, ontoereikende connectiviteit in sommige regio’s en problemen met de financiering van investeringen in technologie. Bovendien hebben regelgevende kaders in de regio moeite om gelijke tred te houden met de snelle ontwikkeling van digitale technologieën, waardoor de weg naar digitale adoptie voor veel bedrijven nog ingewikkelder wordt. De Caribbean Digital Transformation Masterclass pakt deze uitdagingen direct aan door bedrijven te voorzien van praktische vaardigheden en inzichten om door het digitale landschap te navigeren.

Caribbean Export begrijpt echter dat digitale transformatie geen eenmalig proces is, maar een voortdurende reis. Daarom werkt de masterclass samen met andere strategische initiatieven, zoals het Caribbean Digital Transformation Institute (CDTI) Check-Up Project. Als vereiste moeten alle deelnemers aan de masterclass de CDTI Check-Up voltooien, een diagnostische tool die hun digitale gereedheid beoordeelt en belangrijke gebieden voor verbetering identificeert. Deze check-up zorgt ervoor dat bedrijven die aan de masterclass deelnemen een duidelijk beeld hebben van hun digitale tekortkomingen en voorbereid zijn om tijdens de workshop aan specifieke oplossingen te werken.

Het initiatief is er dus op gericht om de veerkracht en het concurrentievermogen van het Caribische midden- en kleinbedrijf te versterken in de post-COVID digitale economie. Door gebruik te maken van haar expertise en uitgebreide netwerk is Caribbean Export vastbesloten om ervoor te zorgen dat de doelstellingen worden behaald, waardoor duurzame digitale transformatie in het Caribisch gebied wordt gestimuleerd.

Aanbestedende dienst

De aanbestedende dienst voor deze opdracht is de Caribbean Export Development Agency(hierna ” Caribbean Export/het agentschap” genoemd).

Begunstigde landen

De belangrijkste begunstigde van dit project is de particuliere sector van Trinidad & Tobago.

Algemene doelstellingen

Het algemene doel van dit initiatief is om Caribische MKB-bedrijven te voorzien van de kennis, vaardigheden en hulpmiddelen die nodig zijn om actief deel te nemen aan het digitale transformatieproces, zodat ze hun operationele efficiëntie en concurrentievermogen kunnen verbeteren en duurzaamheid op de lange termijn kunnen bereiken op de wereldmarkt. Dit initiatief is gericht op het vergroten van het aantal MKB-bedrijven dat met succes digitale strategieën toepast en implementeert, waardoor innovatie, groei en veerkracht in het Caribisch gebied worden gestimuleerd, gemeten aan de hand van een toename van hun digitale volwassenheid met behulp van de Caribbean Export Digital Maturity Check-Up Tool.

Specifieke doelstellingen en werkterrein

De specifieke doelstellingen van de Consultancy zijn:

  • De digitale volwassenheid van deelnemende MKB-bedrijven beoordelen en verbeteren met behulp van de Caribbean Digital Transformation Institute (CDTI) Check-Up Tool als basislijn en post-programma meetinstrument.
  • Gerichte, praktische training en mentorschap bieden via de Caribbean Digital Transformation Masterclass om de vaardigheden van deelnemers op het gebied van digitale tools, platforms en strategische kaders voor transformatie te verbeteren.
  • Het bewustzijn van en de toegang tot kosteneffectieve digitale oplossingen, technologieën en dienstverleners bevorderen die MKB’s ondersteunen bij het implementeren van e-commerce, cloud computing, cyberbeveiliging en datagestuurde besluitvorming.
  • Identificeren van en begeleiding bieden bij het overwinnen van belangrijke obstakels zoals beperkte digitale geletterdheid, connectiviteitsproblemen en financieringsbeperkingen voor het mkb in begunstigde landen.
  • Een langetermijnaanpak van digitale transformatie aanmoedigen door koppelingen met andere Caribische exportinitiatieven, met name het CDTI, om ervoor te zorgen dat kleine en middelgrote ondernemingen concurrerend en innovatief blijven in de zich ontwikkelende digitale economie.

De omvang van de werkzaamheden voor dit advies zijn:

  • Programmaontwikkeling en -planning – Het curriculum van de Caribbean Digital Transformation Masterclass ontwerpen en structureren om de digitale transformatie-uitdagingen van MSME’s in meerdere sectoren aan te pakken. Integreer de bevindingen van de CDTI Digital Maturity Check-Up Tool om de inhoud en leerresultaten aan te passen. Ondersteunende middelen ontwikkelen, zoals toolkits, sjablonen, casestudy’s en handleidingen voor zelfbeoordeling.
  • Programma levering – Faciliteren en geven van de Masterclass sessies, die moeten bestaan uit:

persoonlijke workshops over belangrijke themagebieden, inclusief maar niet beperkt tot: Cloud Tools voor bedrijfsefficiëntie, digitale betalingen, AI en data-analyse voor besluitvorming E-commerce, digitale marketing, digitale verkoopstrategieën, verbeterde klantervaring met behulp van digitale tools, cyberbeveiliging en digitaal risicobeheer. Ontwikkelen van individuele digitale transformatie gap-analyse en implementatie roadmap voor elke deelnemende KMO.

  • Monitoring, evaluatie en rapportage – Ontwikkelen van een databank met relevante statistieken via het verzamel- en analyseer pre- en post-interventiegegevens met behulp van de Digital Maturity Check-Up Tool om de impact van de Masterclass te beoordelen. Rapporteer over belangrijke prestatie-indicatoren, waaronder: Aantal MKB-bedrijven dat deelneemt en het programma afrondt. Verbetering in digitale maturiteitsscores. Implementatiegraad van digitale strategieën na de Masterclass. Een uitgebreid eindrapport opleveren met aanbevelingen voor schaalvergroting en toekomstige iteraties van het programma.

Deliverables

Het adviesbureau is verantwoordelijk voor de levering van het volgende

Deliverable 1: Conceptrapport en conceptwerkplan binnen 2 weken na ondertekening van het contract.

Deliverable 2:

  1. De consultant dient een cursusoverzicht en trainingsmateriaal te leveren voor, maar niet beperkt tot, het volgende:
    • Overzicht van digitale transformatie
    • Cloudhulpmiddelen voor bedrijfsefficiëntie
    • AI en gegevensanalyse voor besluitvorming
    • E-commerce, digitale marketing, digitale verkoopstrategieën & verbeterde klantervaring met behulp van digitale tools
    • Cyberbeveiliging en digitaal risicobeheer
  2. Programmastructuur ontwikkelen
  3. Ontwikkel methodologie en sjabloon voor kloofanalyse
  4. Sjabloon voor implementatiedraaiboek ontwikkelen
  5. Ontwikkelen van een raamwerk voor monitoring en evaluatie na de masterclass

Deliverable 3: Uitvoering van 5-daagse digitale masterclass. Dit houdt in, maar is niet beperkt tot, het volgende:

  1. Uitvoering van Masterclass-sessies op basis van de cursusbeschrijving van Deliverable 1
  2. Uitvoering van gap-analyse voor digitale transformatie voor deelnemende bedrijven
  3. Ontwikkeling van individuele bedrijfsroutekaarten voor digitale transformatie voor elk deelnemend bedrijf
  4. Invullen van feedbackformulieren voor deelnemers.

Deliverable 4: Inzending van een Post-Masterclass analyserapport met, maar niet beperkt tot, het volgende:

  1. Uitsplitsing van deelnemerskenmerken zoals sector, omzetgrootte, werkgelegenheid, huidige digitale volwassenheid, belangrijkste uitdagingen op het gebied van digitale transformatie, aanbevelingen voor volgende masterclassesessies, enz.
  2. Presentatie van de analyse.

Elke deliverable moet worden gepresenteerd aan en beoordeeld door het Caribbean Export team, en aanbevelingen moeten naar tevredenheid van de partijen worden opgevolgd voordat de deliverable wordt betaald.

Contractduur

Zes maanden, met betaling op basis van te leveren prestaties.

Locatie

Trinidad en Tobago.

Inzending

Om te solliciteren kunt u de volledige Terms of Reference (TOR) downloaden en de vereiste documentatie indienen:

Gegadigden moeten hun documenten indienen bij Jonathan Seecharan, Innovation and Digital Business Officer op jseecharan@carib-export.com, met een kopie aan Wayne Elliott, Manager – Technical Programmes, op welliott@carib-export.com.