SAMENVATTING VAN DE VEREISTE ADVIESDIENSTEN
De Project- en Administratief Assistent verleent adviesdiensten aan de Eenheid Technische Programma’s voor al haar technische programma’s. De project- en administratief assistent verleent gemeenschappelijke project-, administratieve en logistieke ondersteuning om de consistentie en kwaliteit van de dienstverlening te waarborgen en een effectieve projectuitvoering mogelijk te maken. Dit omvat ook het ondersteunen van alle planningsactiviteiten en het assisteren bij de coördinatie van programma-gerelateerde functies en/of speciale evenementen waar nodig.
BELANGRIJKSTE TE LEVEREN DIENSTEN
De project- en administratief medewerker:
Project-/programmaondersteuning
- Assisteert de unit Technische Programma’s bij projectontwikkeling, strategische planning, coördinatie en administratieve ondersteuning om te voldoen aan de doelstellingen en activiteiten gericht op nationale, regionale en internationale markten.
- Werkt rechtstreeks samen met geselecteerde BSO’s om de uitvoering van de interventies/activiteiten van het Agentschap te vergemakkelijken.
- Projectleiders ondersteunen bij de coördinatie van interne en externe evenementen, trainingen en workshops.
- Biedt ondersteuning aan het subsidieteam bij de administratie van de subsidieprogramma’s.
- Verzamelt informatie en doet basisonderzoek ten behoeve van analyse en het opstellen van rapporten.
- Ondersteunt de eenheid bij haar inkoopprocessen door te helpen bij het maken van een shortlist van kandidaten, het effectief kanaliseren van communicatie en het ondersteunen van alle logistiek rondom het regelen van sollicitatiegesprekken.
Administratieve ondersteuning
- Assisteert bij de voorbereiding van documenten en een efficiënte verwerking in de beheer- en rapportageprocessen van het Agentschap.
- Maakt en onderhoudt databases voor bedrijfs- en projectgerelateerde activiteiten en contracten.
- Zorgt voor een accurate fysieke en elektronische archivering van documenten in overeenstemming met het beleid van het Agentschap.
- Ondersteunt de processen met betrekking tot betalingen voor administratieve en technische bijstand.
- Beheert en onderhoudt de correspondentie op eenheidsniveau, waaronder het opstellen van formele brieven aan publieke en particuliere tegenhangers, het regelen van handtekeningen, verzending en ontvangstbevestiging.
- Ondersteunen van de implementatie van interne controles om risico’s te beperken en output te standaardiseren door te zorgen voor een correcte boekhouding van uitgaven, het gebruik van sjablonen, het kanaliseren van middelen en het indienen van documenten. Dit omvat ook het onderhouden van contacten met de Finance and Operations Unit om naleving te waarborgen.
- Ondersteunt het ontwerp en de logistiek van missies – machtigingen, vergaderingen, reislogistiek en andere regelingen.
- Ondersteunt de bewustwording van de particuliere sector door de planning en coördinatie van educatieve activiteiten zoals workshops, seminars en gerichte missies.
- Biedt ondersteuning bij het inwerken van nieuwe leden in de Unit, inclusief samenwerking met de HR-, Operations- en Finance- en IT-afdelingen om voorzieningen te regelen.
- Assisteert bij het opstellen van maand-, kwartaal- en jaarverslagen en afdelingsdocumenten, zoals vereist.
- Plant en coördineert vergaderingen, evenementen, interviews, afspraken en/of andere soortgelijke activiteiten.
OPLEIDING/ERVARING
- Bachelordiploma op een van de volgende gebieden: Economie, Bedrijfs-/kantooradministratie, Projectmanagement, Marketing of een ander gerelateerd vakgebied.
- Minimaal 2 jaar werkervaring in algemene kantooradministratie, projectmanagement/projectcoördinatie of boekhoudkundige omgeving.
- Ervaring op regionaal/internationaal niveau op een van de bovenstaande gebieden is een pluspunt;
- Vloeiend in gesproken en geschreven Engels. Communiceren in het Spaans, Frans of Nederlands is een pluspunt.
- Deze functie staat alleen open voor onderdanen van het Cariforum.
VEREISTE DOCUMENTATIE
Geïnteresseerden moeten hun CV en motivatiebrief uiterlijk zondag 23 maart 2025 23.59 uur sturen naar Mr. Wayne Elliott, Manager – Technical Programmes, op technicalprogrammes@carib-export.com.
Download de volledige taakomschrijving.
