Consultancy: Ontwikkeling van een Dashboard voor Gegevensvisualisatie en Capaciteitsopbouw voor Monitoring en Evaluatie

ACHTERGRONDINFORMATIE/REDENERING

Relevante achtergrond

De Caribbean Export Development Agency (Caribbean Export) implementeert resultaatgerichte monitoring en evaluatie (RBME) om belangrijke resultaten te meten voor door vrouwen geleide bedrijven in het Caribisch gebied als onderdeel van het GRIT Project (Caribbean Women Entrepreneurs Generating Resilient and Inclusive Trade). Er is een uitgebreid basisonderzoek afgerond, dat rijke kwantitatieve en kwalitatieve gegevens heeft opgeleverd over meerdere indicatoren en uitgesplitste groepen. Om een robuuste, tijdige en bruikbare monitoring te garanderen, heeft het project een dynamische dashboardoplossing nodig om de prestatie-indicatoren en meetgegevens te visualiseren, te volgen en erover te rapporteren.

Aanbestedende dienst

De aanbestedende dienst voor deze opdracht is de Caribbean Export Development Agency.

Begunstigde landen

De belangrijkste begunstigden van dit project zijn de bedrijfsondersteunende organisaties en de particuliere sector in de volgende Cariforum-landen: Belize, Dominica, Grenada, Jamaica, Saint Lucia en St. Vincent en de Grenadines.

Doelgroepen

Cariforum particuliere sector, bedrijfsondersteunende organisaties.

Algemene doelstelling

Het ontwerpen, ontwikkelen en implementeren van een interactief dashboard voor projectmonitoring en -rapportage en het opbouwen van de interne capaciteit van projectmedewerkers om het dashboard zelfstandig te onderhouden, bij te werken en uit te breiden.

Specifieke doelstellingen

Specifiek is het adviesbureau gericht op

  • Identificeren en selecteren van een geschikt platform in samenwerking met het projectteam. Dit omvat een grondige beoordeling van de huidige interne tools en systemen, waarbij de compatibiliteit, haalbaarheid van integratie en functionele vereisten worden geëvalueerd. Het geselecteerde platform moet aansluiten op bestaande dataworkflows en synergieën versterken met tools die al in gebruik zijn binnen de organisatie.
  • Ontwerp en ontwikkel een aangepast dashboard om de belangrijkste prestatie-indicatoren, basisgegevens en resultaten uitgesplitst naar land, demografische groep en andere relevante dimensies te visualiseren.
  • Automatiseer datamanagementprocessen waar mogelijk, inclusief data extractie, transformatie, laden (ETL) en periodieke updates om handmatige dataverwerking tot een minimum te beperken.
  • Ontwikkel duidelijke gebruikersdocumentatie en -richtlijnen zodat het personeel het dashboard zelfstandig kan bijwerken, aanpassen en uitbreiden.
  • De kennis en vaardigheden van projectmedewerkers versterken door middel van gerichte, praktische training op het gebied van dashboardonderhoud, gegevensmodellering en probleemoplossing.
  • Zorgen voor een soepele overgang en overdracht, inclusief eindtesten, validatie en technische ondersteuning tijdens de eerste periode na de implementatie.

Doel van het advies en verwachte resultaten

Het doel van dit advies is om Caribbean Export te ondersteunen bij het ontwerpen en implementeren van een geïntegreerd, interactief en gebruiksvriendelijk dashboard om de prestatie-indicatoren en resultaten van projecten effectief te visualiseren, monitoren en rapporteren. Het advies zal ook de technische vaardigheden van het personeel van Caribbean Export versterken om ervoor te zorgen dat zij het dashboard zelfstandig kunnen beheren, bijwerken en aanpassen voor voortdurende monitoring, op feiten gebaseerde besluitvorming en rapportage aan belanghebbenden.

Het advies zal resulteren in de levering van een volledig functioneel dashboard dat de belangrijkste indicatoren en basisgegevens van het project duidelijk weergeeft, met de mogelijkheid om te filteren en uit te splitsen per land, sector, inheemse groep en andere relevante dimensies. Projectmedewerkers krijgen duidelijke gebruikersdocumentatie en praktische training zodat ze het dashboard met vertrouwen kunnen onderhouden, vernieuwen en aanpassen als dat nodig is. Alle bronbestanden, datamodellen en administratieve gegevens worden overgedragen aan Caribbean Export om de duurzaamheid op lange termijn te garanderen en de afhankelijkheid van externe technische ondersteuning te verminderen. Uiteindelijk zal het projectteam beschikken over een dynamische, toegankelijke monitoringtool die interne capaciteit opbouwt, resultaatgericht beheer ondersteunt en de rapportage en communicatie met partners en belanghebbenden versterkt.

OMVANG VAN HET WERK

Onder leiding en toezicht van de Lead – Partnerships, Advocacy and Reporting van Caribbean Export en ander personeel dat kan worden toegewezen, zal de consultant/deskundige de volgende diensten leveren:

Specifieke activiteiten:

  1. Dashboardontwerp en -ontwikkeling
  • Beoordelen en analyseren van alle gegevens van het basisonderzoek, indicatoren en rapportagevereisten.
  • De meest geschikte tools voor gegevensvisualisatie aanbevelen, zoals Power BI of Tableau.
  • Ontwerp de architectuur voor een dashboard dat:
  • Visualiseert indicatorgegevens van de basislijn, middellijn en eindlijn.
  • Maakt uitsplitsing naar land, leeftijd, bedrijfstype, inheemse groep, handicapstatus of andere relevante dimensies mogelijk.
  • Biedt drill-down en interactieve functies om trends en hiaten te onderzoeken.
  • Inclusief belangrijke prestatiecijfers, grafieken, kaarten en aangepaste visuals.
  • Ondersteunt het exporteren en delen van visuals voor rapportage aan belanghebbenden en donoren.
  • Ontwikkel het dashboard voor datavisualisatie met behulp van best practices in datamodellering, beveiliging en visueel ontwerp.
  • Verbind het dashboard met relevante gegevensbronnen (Excel, SharePoint, cloud-opslag of databases, indien van toepassing) om continue updates mogelijk te maken.
  1. Documentatie en gebruikershandleiding
  • Ontwikkel een eenvoudige, praktische gebruikershandleiding met uitleg:
  • Hoe gegevensbronnen bijwerken.
  • Het dashboard vernieuwen en publiceren.
  • Hoe je visuals en rapporten maakt of aanpast.
  1. Personeelstraining en capaciteitsopbouw
  • Geef hands-on trainingssessies (virtueel of persoonlijk) voor relevant personeel (M&E, communicatie, programmamedewerkers).
  • De training moet betrekking hebben op:
  • Elementaire dashboardconcepten.
  • Gegevens uploaden, opschonen en transformeren.
  • Hoe het dashboard onderhouden en bijwerken.
  • Nieuwe rapporten en visualisaties maken.
  • Hoe dashboardresultaten interpreteren en presenteren voor besluitvorming en rapportage.
  • Zorg voor follow-up vraag- en antwoordondersteuning voor een bepaalde periode (bijv. 2 maanden) om ervoor te zorgen dat het personeel het dashboard met vertrouwen kan gebruiken en beheren.
  1. Technische ondersteuning en overdracht
  • Voer met het projectteam een eindbeoordeling en doorloop uit van de volledige dashboardoplossing.
  • Zorg voor een volledige overdracht van bestanden, datasets, bronbestanden en beheerderstoegang.
  • Aanbevelingen doen voor toekomstige verbeteringen of integratie met andere tools (bijv. Microsoft Teams, SharePoint of rapportageplatforms voor donoren).
  1. Deliverables
  • Volledig functioneel dashboard met gekoppelde gegevensbronnen.
  • Aangepaste visuals en rapporten voor overeengekomen indicatoren en statistieken.
  • Gebruikershandleiding en technische documentatie.
  • Opleidingsplan en levering (incl. materialen).
  • Post-training ondersteuning tot 2 maanden.
  • Definitief overdrachtspakket.
  1. Tijdlijn
  • Totale duur: 8 weken
  • Week 1-2: Eisen verzamelen en gegevens bekijken
  • Week 3-4: Dashboardontwerp en -ontwikkeling
  • Week 5: Gebruikershandleiding & testen
  • Week 6: Trainingssessies
  • Week 7-9: Definitieve aanpassingen, overdracht en ondersteuning

Rapportage

De consultant werkt nauw samen met de Lead – Partnerships, Advocacy and Reporting en zorgt voor wekelijkse voortgangsupdates.

Aanvangsdatum en periode van uitvoering taken
De verwachte looptijd van dit advies is 5 maanden.

VEREISTEN

Kwalificaties

  • Een bachelordiploma in Informatica / Software Engineering, Data Science of een aanverwant vakgebied.
  • Certificering in Datavisualisatie of Business Intelligence Tools zeer gewenst (PowerBI Data Analyst of Tableau Certified Data Analyst)

Vereiste expertise

  • Ten minste 5 jaar ervaring in een vergelijkbare functie.
  • Aantoonbare ervaring met het ontwerpen en implementeren van dashboards zoals Power BI of Tableau voor M&E, internationale ontwikkeling of door donoren gefinancierde programma’s.
  • Sterke datamodellering en visualisatievaardigheden.
  • Ervaring in het trainen van medewerkers in datavisualisatiesoftware en data storytelling.
  • Bekendheid met op resultaten gebaseerd management is een pluspunt.
  • Vloeiend in Engels.

Kantoor

Caribbean Export stelt een ruimte beschikbaar waarin de consultant kan werken op het hoofdkantoor in Barbados.

INDIENING

Geïnteresseerde partijen wordt vriendelijk verzocht de volledige taakomschrijving te downloaden en voorstellen in te dienen, die ten minste 3 voorbeelden moeten bevatten van datavisualisatiedashboards die in de afgelopen 3 jaar zijn gemaakt, samen met een prijsopgave voor de diensten in USD.

Inzendingen moeten worden gestuurd naar Edna Simpson, Programme Officer, Partnerships, Advocacy and Reporting: esimpson@carib-export.com met een kopie naar: jlaryea@carib-export.com. De uiterste inzenddatum is woensdag30 juli om 23.59 uur (AST).