Dit is verlengd tot 4 april 2025
Samenvatting
De Finance Officer – EU-LAC Programmes is verantwoordelijk voor de financiële, administratieve en operationele ondersteuning van de effectieve uitvoering van de EU-LAC Social Accelerator en de EU-LAC Digital Accelerator. Deze functie speelt een cruciale rol bij het waarborgen dat het financieel beheer, de boekhoudprocessen en de administratieve procedures voor beide programma’s worden uitgevoerd in overeenstemming met het interne beleid van Caribbean Export en de vereisten van de relevante programmadonoren.
De Finance Officer ondersteunt de dagelijkse financiële operaties van beide programma’s, waaronder budgetbewaking, financiële verslaglegging, ondersteuning bij aanbestedingen en het bijhouden van uitgaven, waarbij hij/zij ervoor zorgt dat de goedgekeurde werkplannen en donorrichtlijnen worden nageleefd. De functie zal ook helpen bij het opstellen van financiële rapporten, auditprocessen ondersteunen en een accurate financiële administratie bijhouden.
In nauwe samenwerking met het technische team, het operationele personeel en externe belanghebbenden draagt de Finance Officer bij aan een soepel financieel en administratief beheer van de programma’s van Caribbean Export, waarbij hij/zij zorgt voor transparantie, efficiëntie en verantwoording in alle financiële transacties.
Verantwoordelijkheden/prestaties:
Financieel beheer en rapportage
- Zorgen voor de financiële administratie van de EU-LAC Social Accelerator, EU-LAC Digital Accelerator en andere programma’s die worden uitgevoerd door Caribbean Export, waarbij ervoor wordt gezorgd dat de voorschriften van de donoren en de interne financiële procedures van het agentschap worden nageleefd.
- Programmabudgetten bewaken, uitgaven bijhouden en regelmatig financiële updates geven aan programmamanagers en relevante belanghebbenden.
- Assisteren bij het opstellen van accurate en tijdige financiële rapporten voor intern gebruik, consortiumpartners en donoren.
- Uitgebreide financiële administratie bijhouden voor beide programma’s, zorgen dat de documentatie compleet en up-to-date is en klaar voor audits.
- Ondersteunen bij het opstellen van periodieke uitgavenverslagen om de voortgang van het implementatietempo en de beschikbare begrotingslijnen te volgen.
- Opstellen van budgetprognoses en financiële prognoses om een effectieve uitvoering van het programma mogelijk te maken.
- Verwerk betalingen, waaronder uitbetalingen aan begunstigden, leveranciers en dienstverleners, en zorg ervoor dat alle transacties goed worden gedocumenteerd en geregistreerd.
- Ondersteuning bieden bij het afstemmen van rekeningen en het beheren van crediteuren- en debiteurenrekeningen in verband met programma-activiteiten.
Inkoop en administratieve ondersteuning
- Assisteren bij het inkopen van goederen en diensten voor programma-activiteiten en ervoor zorgen dat de richtlijnen voor inkoop volledig worden nageleefd.
- Toezicht houden op contracten met leveranciers, consultants en dienstverleners om een correcte financiële administratie en tijdige betalingen te garanderen.
- administratieve ondersteuning bieden voor reisarrangementen, vergaderlogistiek en de coördinatie van evenementen in verband met de uitvoering van programma’s en taken in het subregionale kantoor van het Agentschap.
- Zorgen voor goede archivering en beheer van financiële en contractuele documentatie in overeenstemming met het beleid van Caribbean Export en donorprocessen.
Controle en naleving
- Ondersteunende documentatie voorbereiden voor interne en externe audits van beide programma’s.
- Assisteren bij het reageren op auditvragen en de implementatie van auditaanbevelingen.
- Ervoor zorgen dat financiële procedures en controles voldoen aan de eisen van donoren, intern beleid en erkende best practices.
Samenwerking en communicatie
- Coördineren met de technische teams van beide programma’s om het financieel beheer af te stemmen op de programma-activiteiten en tijdlijnen.
- Financiële begeleiding bieden aan programmamedewerkers, partners en begunstigden om ervoor te zorgen dat ze de financiële procedures en de naleving van de donorvereisten begrijpen.
- Bijdragen aan de voorbereiding van verslagen en presentaties over de financiële prestaties van de programma’s.
Andere taken
- Waar nodig ondersteuning bieden aan andere financiële en operationele functies van het Agentschap.
- Andere taken uitvoeren die kunnen worden toegewezen door de Manager Operations en de Deputy Executive Director.
Opleiding/ervaring:
Onderwijs:
- Bachelordiploma in boekhouding, financiën, bedrijfskunde of een verwant vakgebied.
- Een professionele boekhoudkundige kwalificatie (zoals ACCA, CPA, CMA) is zeer wenselijk of je bent actief op weg naar certificering.
Ervaring:
- Minimaal drie (3) jaar ervaring op het gebied van financieel beheer, boekhouding of een aanverwant gebied, bij voorkeur binnen donorgefinancierde projecten.
- Aantoonbare ervaring met het ondersteunen van door donoren gefinancierde projecten met betrokkenheid van meerdere belanghebbenden en met het beheer van door de EU gefinancierde projecten.
- Ervaring met financiële en ERP-software voor rapportage en kantoorbeheer.
- Ervaring met office management en financiële ondersteuning.
- Werkende kennis van de beginselen van resultaatgericht beheer en de toepassing ervan op financiële monitoring en rapportage.
Deze functie staat open voor alle geschikte Cariforum-onderdanen. Sollicitanten moeten wettelijk bevoegd zijn om in de Dominicaanse Republiek te wonen en te werken. Het Agentschap biedt geen visumsponsoring en dekt geen verhuiskosten.
De geselecteerde kandidaat werkt in het subregionale kantoor van maandag tot vrijdag van 8.30 tot 16.30 uur.
Inzending
Om te solliciteren kunt u de volledige Terms of Reference (TOR) downloaden en de vereiste documentatie indienen:
- Bijgewerkt CV
- Sollicitatiebrief waarin je aangeeft of je geschikt bent voor de functie
Geïnteresseerde sollicitanten moeten hun documenten uiterlijk vrijdag 04 april 2025 indienen bij hr@carib-export.com. Alleen met de kandidaten op de shortlist zal contact worden opgenomen.
